In het kort

• Spraakherkenning draait op je eigen computer. Je audio blijft daar, behalve als je zelf kiest voor ElevenLabs Scribe of de Mobile-add-on.
• Je TakkieAI-account bewaart de tekst van je meetings, notities en dictaten, zodat je ze op al je apparaten hebt. Synchroniseren kun je uitzetten.
• AI-opschoning en samenvattingen lopen via onze server naar OpenAI, met je eigen sleutel. De tekst wordt daarbij niet bewaard.
• Geen analytics, geen tracking, geen advertenties. We verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen.

Wie we zijn

TakkieAI is een dienst van Babylon Optima B.V., Oudegracht 297, Utrecht, Nederland (KvK 91102421, btw-nummer NL865552174B01). Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens zoals hier beschreven.

Vragen over privacy? Mail support@takkie.app.

Je account

Je logt in met je e-mailadres en een wachtwoord. Inloggen regelen we via Supabase Auth; wij kunnen je wachtwoord niet inzien. Supabase verstuurt ook de mails die bij je account horen, zoals het bevestigen van je adres en een nieuw wachtwoord kiezen.

Op je computer bewaart de app je sessie versleuteld met de beveiliging van je besturingssysteem (DPAPI op Windows, de Sleutelhanger op macOS). De app vraagt onze server af en toe of je proefperiode of abonnement loopt en onthoudt het laatste antwoord, zodat hij tot 7 dagen zonder verbinding blijft werken.

In je account staan verder je weergavenaam, je taal en de voorkeuren die de app daar opslaat.

Wat er in je account staat

Zolang je bent ingelogd en Synchroniseren aan staat (dat is de standaard), bewaren we in je account:

• Van meetings en notities: de titel, het transcript (tekst met sprekers en tijden), de samenvatting met besluiten en actiepunten, je eigen notities, de namen die je sprekers geeft, de starttijd en de duur.
• Van dictaten: alleen de eindtekst, de starttijd en de duur.
• Als je in de app vragen stelt over een meeting of notitie: die vragen en de antwoorden, bij dat item.

Een meeting wordt pas verstuurd als hij is opgeslagen of klaar is, nooit tijdens de opname. Wat we nooit synchroniseren: audio, het ruwe transcript van een dictaat, de app of het venster waarin je dicteerde, je woordenboek, snippets en instellingen, agendagegevens en de geheimen van koppelingen.

Zet je Synchroniseren uit in Instellingen, Account, dan blijven nieuwe wijzigingen alleen op je computer. Verwijder je een item, dan verdwijnt het ook uit je account.

Audio en spraakherkenning

Dicteren en het uitschrijven van meetings gebeuren op je eigen computer, met Parakeet van NVIDIA of een Whisper-model. Je opnames worden als bestanden op je computer bewaard, zodat je een mislukte poging kunt herstellen. Hoe lang audio blijft staan stel je zelf in. Die bestanden zijn niet apart versleuteld; ze zijn beschermd als je BitLocker of FileVault gebruikt.

Voor de Notetaker neemt de app je microfoon en het geluid van je computer op, alleen nadat jij de opname start. Kies je voor meetings zelf ElevenLabs Scribe als transcriptiemodel, met je eigen ElevenLabs-sleutel, dan gaat de audio van die meetings naar ElevenLabs.

AI met je eigen OpenAI-sleutel

Voor AI-opschoning, het leren van vaktermen, samenvattingen, omzetten en vertalen stuurt de app tekst (nooit audio) naar onze server. Die stuurt de tekst met jouw OpenAI-sleutel door naar OpenAI, met de instelling dat OpenAI hem niet bewaart (store: false). Onze server bewaart de tekst van die verzoeken ook niet.

Je sleutel wordt versleuteld (AES-256-GCM) in je account opgeslagen en nooit teruggestuurd naar de app. Zonder sleutel wordt er niets naar OpenAI gestuurd. Wat OpenAI met je verzoeken doet, valt onder jouw eigen afspraken met OpenAI.

De Mobile-add-on

Met de Mobile-add-on (en tijdens je proefperiode) kun je opnemen met je telefoon. De telefoon uploadt de opname naar afgeschermde opslag. Onze server stuurt hem naar de betaalde Gemini API van Google, die hem uitschrijft met sprekers en tijden. Daarna verwijderen we het bestand bij Google en de audio uit onze opslag. Het resultaat komt als meeting in je account.

Lukt het uitschrijven ook na een paar pogingen niet, dan blijft de audio in de afgeschermde opslag staan. Die wordt verwijderd als je je account verwijdert; wil je hem eerder weg, mail ons dan. Voor de maandlimiet houden we bij hoeveel minuten je laat uitschrijven. Volgens de voorwaarden van Google wordt data van de betaalde Gemini API niet gebruikt om modellen te trainen.

Delen via een link

Je kunt een meeting of notitie delen via een link. Iedereen met die link ziet dan, alleen lezen: de titel, de samenvatting, je notities, het transcript met de namen van sprekers, de datum en de duur. De link is lang en willekeurig, zoekmachines nemen de pagina niet op en je kunt een vervaldatum kiezen. Je trekt een link altijd in vanuit de app; verwijder je het item, dan werkt de link ook niet meer.

Betalingen

Een abonnement start en beheer je via Stripe Checkout en het klantportaal van Stripe, in je browser. Stripe verwerkt je betaalgegevens; de app en onze server zien je kaart- of bankgegevens nooit. Van Stripe ontvangen we je klantnummer en de status van je abonnement: welk abonnement, of de Mobile-add-on erbij zit, de betaalperiode en of een betaling is gelukt. Lees ook de privacyverklaring van Stripe.

Agenda en koppelingen

Koppel je Google Calendar, dan leest de app je komende afspraken uit je hoofdagenda (alleen lezen). De toegang wordt versleuteld op je computer bewaard; ontkoppelen verwijdert de tokens en de opgeslagen afspraken. Afspraken gaan niet naar onze server.

De lokale MCP-server op je computer geeft alleen notities door die jij apart als gedeeld markeert. Koppelingen die je zelf toevoegt, praten met de diensten die jij instelt.

Deze website en updates

takkie.app gebruikt geen cookies en geen analytics. Je browser onthoudt alleen je taal en je thema (in lokale opslag). Om de downloadknoppen direct naar het juiste bestand te laten wijzen, vraagt de pagina bij GitHub op wat de nieuwste versie is; GitHub ziet daarbij je IP-adres, net als bij de download zelf. Een pagina met een gedeelde link haalt de inhoud op bij onze server.

De app zoekt bij GitHub naar updates. Ook daarbij ziet GitHub je IP-adres.

Wie we inschakelen

Sommige van deze partijen zitten in de Verenigde Staten of verwerken gegevens daar. Dat gebeurt op basis van het EU-VS-gegevensprivacykader of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Waarom we dit mogen

• Om de overeenkomst met je uit te voeren: je account, synchroniseren, AI op jouw verzoek, de Mobile-add-on en je abonnement.
• Omdat de wet het vraagt: we bewaren gegevens over betalingen en facturen zolang de belastingregels dat voorschrijven (in Nederland zeven jaar).
• Gerechtvaardigd belang: onze dienst beveiligen en misbruik tegengaan, bijvoorbeeld met limieten per IP-adres en technische logs.

Bewaren en verwijderen

We bewaren je gegevens zolang je account bestaat. Verwijder je een item, dan wissen we de inhoud direct; er blijft alleen een lege markering staan, zodat je andere apparaten weten dat het weg is.

Je account verwijder je in de app, in Instellingen, Account. Dan zeggen we je abonnement op, verwijderen we opgeslagen audio en wissen we je account met alles wat erin staat. Wat op je computer staat, blijft daar. Gegevens over betalingen bewaren Stripe en wij zolang de wet dat vraagt.

Beveiliging

Alle verbindingen lopen via HTTPS. Alleen onze server kan bij de database; elke gebruiker ziet alleen zijn eigen gegevens. API-sleutels zijn versleuteld opgeslagen, en op je computer worden sessies, sleutels en koppelingsgeheimen beschermd met de beveiliging van je besturingssysteem. Er zit geen telemetrie in de app.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken en je gegevens meenemen. Veel daarvan regel je zelf in de app: Synchroniseren uitzetten, items verwijderen, meetings exporteren als Markdown, tekst of JSON, en je account verwijderen. Voor de rest mail je support@takkie.app; we antwoorden binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Verandert er iets wezenlijks aan hoe we met je gegevens omgaan, dan passen we deze pagina aan en laten we het je vooraf weten via de app of per mail.

In short

• Speech recognition runs on your own computer. Your audio stays there, unless you choose ElevenLabs Scribe or the Mobile add-on yourself.
• Your TakkieAI account stores the text of your meetings, notes and dictations, so you have them on all your devices. You can turn sync off.
• AI cleanup and summaries go through our server to OpenAI, with your own key. The text isn't stored along the way.
• No analytics, no tracking, no ads. We don't sell your data and don't use it to train AI models.

Who we are

TakkieAI is a service of Babylon Optima B.V., Oudegracht 297, Utrecht, the Netherlands (Chamber of Commerce 91102421, VAT NL865552174B01). We are responsible for processing your data as described here.

Questions about privacy? Mail support@takkie.app.

Your account

You sign in with your email address and a password. Sign-in is handled by Supabase Auth; we cannot see your password. Supabase also sends the emails that belong to your account, such as confirming your address and choosing a new password.

On your computer, the app stores your session encrypted with your operating system's protection (DPAPI on Windows, the Keychain on macOS). The app asks our server now and then whether your trial or subscription is running and remembers the last answer, so it keeps working for up to 7 days without a connection.

Your account also holds your display name, your language and the preferences the app saves there.

What your account holds

As long as you're signed in and sync is on (the default), your account stores:

• For meetings and notes: the title, the transcript (text with speakers and times), the summary with decisions and action items, your own notes, the names you give speakers, the start time and the duration.
• For dictations: only the final text, the start time and the duration.
• If you ask questions about a meeting or note in the app: those questions and the answers, with that item.

A meeting is only sent once it's saved or ready, never while it's being recorded. What we never sync: audio, the raw transcript of a dictation, the app or window you dictated into, your dictionary, snippets and settings, calendar data and connector secrets.

If you turn sync off in Settings, Account, new changes stay on your computer only. If you delete an item, it's removed from your account too.

Audio and speech recognition

Dictation and meeting transcription happen on your own computer, with NVIDIA's Parakeet or a Whisper model. Your recordings are kept as files on your computer, so you can recover a failed attempt. You choose how long audio is kept. Those files aren't separately encrypted; they're protected if you use BitLocker or FileVault.

For the Notetaker, the app records your microphone and your computer's audio, and only after you start the recording. If you choose ElevenLabs Scribe as the transcription model for meetings, with your own ElevenLabs key, the audio of those meetings goes to ElevenLabs.

AI with your own OpenAI key

For AI cleanup, learning terms, summaries, transforms and translations, the app sends text (never audio) to our server. The server forwards it to OpenAI with your OpenAI key and the setting that OpenAI doesn't store it (store: false). Our server doesn't store the text of those requests either.

Your key is stored encrypted (AES-256-GCM) in your account and never sent back to the app. Without a key, nothing is sent to OpenAI. What OpenAI does with your requests is covered by your own agreement with OpenAI.

The Mobile add-on

With the Mobile add-on (and during your trial) you can record with your phone. The phone uploads the recording to private storage. Our server sends it to Google's paid Gemini API, which transcribes it with speakers and times. Then we delete the file at Google and the audio from our storage. The result appears as a meeting in your account.

If transcription still fails after a few attempts, the audio stays in private storage. It's deleted when you delete your account; mail us if you want it removed sooner. For the monthly limit we keep track of how many minutes you have transcribed. Under Google's terms, data from the paid Gemini API isn't used to train models.

Sharing with a link

You can share a meeting or note with a link. Anyone with that link can then read: the title, the summary, your notes, the transcript with speaker names, the date and the duration. The link is long and random, search engines don't index the page, and you can choose an expiry date. You can always revoke a link from the app; if you delete the item, the link stops working too.

Payments

You start and manage a subscription through Stripe Checkout and the Stripe customer portal, in your browser. Stripe processes your payment details; the app and our server never see your card or bank details. From Stripe we receive your customer ID and the state of your subscription: which plan, whether the Mobile add-on is included, the billing period and whether a payment succeeded. See also Stripe's privacy policy.

Calendar and connectors

If you connect Google Calendar, the app reads upcoming events from your primary calendar (read-only). The access is stored encrypted on your computer; disconnecting deletes the tokens and the stored events. Events are not sent to our server.

The local MCP server on your computer only passes on notes you have individually marked as shared. Connectors you add yourself talk to the services you configure.

This website and updates

takkie.app uses no cookies and no analytics. Your browser only remembers your language and theme (in local storage). To point the download buttons straight at the right file, the page asks GitHub for the latest version; GitHub sees your IP address, just as it does for the download itself. A page with a shared link fetches its content from our server.

The app checks GitHub for updates. GitHub sees your IP address then as well.

Who we work with

Some of these parties are based in the United States or process data there. This happens under the EU-US Data Privacy Framework or the European Commission's standard contractual clauses.

Why we may do this

• To perform our agreement with you: your account, sync, AI at your request, the Mobile add-on and your subscription.
• Because the law requires it: we keep payment and invoice records for as long as tax rules require (seven years in the Netherlands).
• Legitimate interest: securing our service and preventing abuse, for example with limits per IP address and technical logs.

Keeping and deleting

We keep your data for as long as your account exists. If you delete an item, we erase its content right away; only an empty marker remains, so your other devices know it's gone.

You delete your account in the app, in Settings, Account. We then cancel your subscription, delete stored audio and erase your account with everything in it. What's on your computer stays there. Stripe and we keep payment records for as long as the law requires.

Security

All connections use HTTPS. Only our server can reach the database, and every user sees only their own data. API keys are stored encrypted, and on your computer sessions, keys and connector secrets are protected by your operating system. The app contains no telemetry.

Your rights

You may access, correct or delete your data, restrict or object to its processing, and take your data with you. You can do much of this yourself in the app: turn sync off, delete items, export meetings as Markdown, text or JSON, and delete your account. For anything else, mail support@takkie.app; we reply within a month.

If you disagree with how we handle your data, you can file a complaint with the Dutch Data Protection Authority, the Autoriteit Persoonsgegevens, or with the authority in your own country.

Changes

If anything material changes in how we handle your data, we update this page and let you know in advance through the app or by email.